Segurança de Festas e Eventos: como organizar?

Festa ou Evento? E a Segurança, como ficou organizada? 

Segurança de Festas, Eventos e Visitantes. Organizar uma festa ou evento – familiar ou corporativo, é mais do que se preparar para grandes momentos. Só quem organiza, ou já organizou, festas ou eventos sabe o trabalho que dá prever cada detalhe.

São inúmeras as responsabilidades como, por exemplo, passagens aéreas, transfers, acomodações, local, apresentações e conteúdos, jantares, lista de convidados, etc. Quando há bastante antecedência, “ok”, mas nem sempre o organizador tem tanto tempo e aí o planejamento vira correria. Nada fácil, nada simples!

Naturalmente os cuidados com segurança ficam por último ou mesmo são esquecidos, entendendo-se que a segurança pública será eficaz naquele dia, naquele local…..será? Mas se você planeja tudo nos mínimos detalhes, desde os arranjos, o menu, o som, etc., para que os convidados guardem uma ótima lembrança do evento, como não pensar na segurança?

Não esqueça também que Festas se repetem e seus locais já fazem parte da rotina dos mal intencionados, que se combinam para atuar na hora certa. Mais um motivo para incluir a segurança na pauta do organizador desde o início.

Neste artigo vamos conversar sobre o que você pode fazer para que estes momentos de alegria e descontração não estejam sujeitos a um imprevisto de violência urbana. Vamos lá?

Segurança de Festas, Eventos e Visitantes

Pensando sua festa de uma forma abrangente:

Às vezes um evento parece ser tão grandioso ou complexo que temos dificuldade em avaliar o que é necessário para seu sucesso. Quando falamos de segurança em Festas e Eventos, há uma forma simples de avaliar e que costuma trazer bons resultados em planejamento – e por consequência, na tranquilidade do evento de modo geral.

Para fazer este exercício, vamos “separar” o Evento em 4 partes: 

1. A definição do Evento – local, datas, agenda, staffs, lista de convidados, etc.
2. A logística dos palestrantes, convidados, etc. até a chegada no local,
3. A dinâmica do Evento, e a permanência no local
4. Da saída até a chegada nos respectivos destinos. 

Pensando separadamente, teremos mais chance de cobrir todas as necessidades de segurança.

Etapa 1 – A definição do Evento: 

Nesta dimensão a maior preocupação de segurança é a escolha do local, datas e horários. O local possui espaço e condições de segurança para a quantidade de pessoas previstas? A avaliação de um bombeiro civil é muito oportuna neste item. A localidade e ruas próximas têm histórico de crimes como furtos, assaltos ou vandalismo com veículos? 

Nas proximidades há logística para estacionamento? Como é a presença policial – possui base no local? Existem questões de fluxo – engarrafamentos, horários de pico, etc.? Caso a região tenha mais de um local de eventos, uma eventual festa concorrente pode dar “over” em estacionamentos e outros recursos necessários para você? Se o seu evento concorrer em data ou local com outro grande evento, os meios de transporte – principalmente Uber e táxis, podem ficar indisponíveis. Grandes eventos requerem a autorização formal do Corpo de Bombeiros e da Polícia Militar para sua realização. 

Considere que você deve sim contratar uma equipe de segurança adicional para proteger as imediações e as entradas principais do Local. Esta é uma equipe independente da equipe que controlará o acesso dos convidados e participantes do Evento. Feitas essas escolhas, vamos à etapa 2.

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Segurança de Festas, Eventos e Visitantes

Etapa 2 – A logística dos palestrantes, convidados, etc: 

Convidados podem chegar por conta própria ou você pode disponibilizar transfers exclusivos. Se por conta própria, um segurança deve estar no local de desembarque permanentemente, de onde manobristas levarão o veículo do convidado. Caso o próprio convidado vá estacionar seu veículo, é importante que um segurança o acompanhe do estacionamento até o local do evento. Caso sejam transfers como Vans ou micro-ônibus, reforce a equipe de segurança no desembarque.

De modo geral, as imediações (rua do local do evento e o entorno) de locais com festas costumam ser afetadas por acréscimo de população (“guardadores” de carros, pedintes, ambulantes, mal intencionados) e isto gera um mal estar nos convidados. É  altamente recomendável contratar uma ronda para o quarteirão, serviço que deve ser feito preferencialmente de moto.

O controle de acesso ao Evento deve estar apoiado por um check list ou – caso público mais numeroso, por um sistema eletrônico de verificação dos convidados. Qualquer que seja sua escolha, não esqueça que eventos sempre estão sujeitos a pessoas não convidadas, e será importante que a recepcionista possa contar com um segurança de apoio para os casos de divergência.

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Etapa 3 –  A dinâmica do Evento, e a permanência no local: 

Eventos e festas tem dinâmica própria, com momentos de entrada e saída de staffs,  etc. Este público tem como característica transitar desapercebido, porém é importante você saber quem cuidará da arrumação, alimentação, quem vai servir e estar próximo dos convidados. Em Festas e Eventos de alto nível adota-se como regra a verificação prévia desses profissionais  com o processo chamado “background checking”, que avalia antecipadamente cada profissional quanto a antecedentes, situação cível, criminal e financeira, bem como tendências pessoais de cada um, sempre seguindo estritamente a legislação em vigor. Isto lhe dá a certeza de estar trabalhando com uma equipe confiável.

O local e seus acessos devem estar monitorados eletronicamente, com imagens em alta definição que permitam que a equipe de segurança atue em situações de emergência e como registro de ocorrências. Uma Central 24h pode ser conectada exclusivamente para monitorar o evento, dando total tranquilidade aos convidados e organizadores.

Não esquecer das questões definidas na análise prévia do bombeiro civil: saídas de emergência, iluminação de emergência, etc. tem que estar sinalizadas, disponíveis e desimpedidas. É também altamente recomendável, qualquer que seja o tamanho do evento, contratar o serviço de bombeiro civil para a guarnecer o ambiente e convidados.

Durante todo o evento, a equipe de segurança deve rondar os locais usados como estacionamento, para evitar vandalismos e armadilhas que trazem problemas aos convidados na hora da saída. 

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Etapa 4 –  Da saída até a chegada nos respectivos destinos: 

O Evento está terminando? Duas preocupações são importantes nessa hora: a ida do local do evento até o estacionamento (ou a espera do convidado enquanto o manobrista traz de volta seu veículo), e a percepção se o convidado está mesmo em condições de dirigir – isto evita não só o risco de multas e apreensão de CNH como até mesmo o risco de acidentes. 

A ida até o local de estacionamento ou a espera até que o carro chegue no local de embarque é um momento de maior risco pois é a hora dos mal intencionados, dos furtos ou roubos, “guardadores” ou até mesmo de sequestros-relâmpagos. É essencial ter no mínimo uma equipe de seguranças para que se revezem entre acompanhar convidados até o carro ou esperar com eles até a chegada do veículo.

A percepção se o convidado está em condições de dirigir pode ser na hora do cafezinho da saída. Uma recepcionista ou o gestor de segurança do evento podem oferecer nessa hora um motorista segurança que dirija para o convidado até sua residência. Esse “plus” é uma medalha de ouro para a organização do evento.  

O que posso fazer para o próximo evento ou festa?

Segue o check-list para o sucesso da segurança de sua próxima festa:

 – Segurança para imediações (ronda de moto) e as entradas principais do Local;

 – Para apoio às recepcionistas no acesso dos convidados ao Evento;

 – No local de embarque e desembarque permanentemente;

 – ter segurança desde o estacionamento até o local do evento, na chegada e saída;

 – contratar “background checking” para todo o staff do evento;

 – contratar central 24h para monitorar imagens e alertas do evento;

 – ter motorista segurança para levar em casa os que não possam dirigir; 

 Com essas providências, só ficarão boas lembranças – seu evento será um sucesso !

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